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Moteur de recherche d'offres d'emploi Cirad

Assistant.e de direction F/H


Détail de l'offre

Contexte

Département / Unité (affectation future)

Le Cirad (Centre de Coopération Internationale en Recherche Agronomique pour le Développement) produit et transmet de nouvelles connaissances pour accompagner l'innovation et le développement agricole dans les pays du Sud avec ses partenaires.

Il a pour objectif prioritaire de bâtir une agriculture durable des régions tropicales et méditerranéennes, adaptée aux changements climatiques, capable de nourrir 10 milliards d'êtres humains en 2050, tout en préservant l'environnement.  

Référence

P-PERSYST-GECO-2020-06-CDI-3793  

Date de fin de diffusion

01/11/2020

Description de la future affectation

Domaine

Appui - Animation scientifique et partenariale

Type de contrat

CDI

Intitulé

Assistant.e de direction F/H

Date de début

01/02/2021

Description du poste / de la mission

Vous êtes motivé.e par un poste d'assistant.e de direction dans un grand centre de recherche pour le développement au Sud ? rejoignez-nous !

Le Cirad recrute un.e assistant.e pour l'Unité Propre de Recherche (UPR) « Fonctionnement écologique et gestion durable des agrosystèmes bananiers et ananas » (GECO).

Vous serez l'interlocuteur.trice du personnel de l'unité, des partenaires (institutions, clients, fournisseurs), ainsi que des services d'appui internes à l'établissement.

Placé.e sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'unité, vous aurez en charge les activités suivantes :

Assistanat administratif
• Vous organiserez, gèrerez, et analyserez les dossiers administratifs (actions incitatives, parcours d'accueil, préparation des dossiers d'évaluation, etc ..)
• Vous assurerez un état d'avancement des dossiers auprès des directions et autres services de l'établissement en veillant au respect des échéances
• Vous gérerez la messagerie dévolue à la Direction : analyse de l'information, diffusion ciblée, réponse, classement
• Vous gérerez les contacts internes et externes de la Direction : gestion de l'agenda, filtrage des interlocuteurs
• Vous organiserez et préparerez les déplacements : achat des billets, demandes de visa, location de voitures, etc
• Vous collecterez des informations, les consoliderez et les mettrez en forme pour leur exploitation
• Vous créerez et suivrez des tableaux de bord de pilotage
• Vous rédigerez des comptes rendus de réunions, rapports et documents divers
• Vous planifierez, suivrez, organiserez les actions RH (entretien annuel, entretien professionnel/mobilité/ embauche, etc.)

Budget/Finances
• Vous participerez, en lien avec les services financiers de l'établissement, à l'élaboration du budget (fonctionnement, investissement), prendrez part aux réunions budgétaires et assurerez un rôle de veille budgétaire
• Vous gèrerez un budget : vous tiendrez et mettrez à jour un tableau de bord, restituerez des états de dépenses
• Vous préparerez et suivrez les facturations, gèrerez les achats et contrôlerez les factures
• Vous appuierez, en lien avec les services concernés de l'établissement, le collectif au montage et au suivi des budgets

Communication et évènementiel
• Vous assurerez l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes)
• Vous contribuerez à l'amélioration de la communication interne ou externe (outils de communication, site Web, lettre interne…)
• Vous organiserez la réunion annuelle de l'unité ainsi que d'autres manifestations événementielles.

Profil souhaité

Formation requise :

Bac+2 (BTS/DUT) à Bac+3 (Licence professionnelle) en secrétariat / assistanat de direction, avec une expérience professionnelle de 5 ans minimum dans un poste similaire.

A noter que les titulaires de diplômes supérieurs au niveau Bac+3 ne sont pas éligibles à cet appel à candidatures.


Au-delà de la formation initiale, la personne recrutée devra posséder les aptitudes suivantes :

Savoir-être :
• Savoir travailler en équipe/en réseau
• Etre organisé.e et rigoureux.se dans la réalisation de ses activités
• S'adapter aux évolutions (organisationnelles, technologiques) et aux différents interlocuteurs (internes, externes, etc.)
• Avoir de bonnes qualités relationnelles (être diplomate, être à l'écoute, faire preuve de neutralité bienveillante)
• Faire preuve d'initiative et être force de proposition
• Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service
• Savoir déceler des situations sensibles
• Réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise


Savoirs :
• Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d'un EPIC
• Maîtriser les techniques et outils administratifs dans son domaine d'activité
• Connaître les bases de la réglementation générale et des procédures internes des domaines traités (gestion financière, ressources humaines, …)
• Posséder des notions en anglais afin de pouvoir rédiger des courriers et mails

Savoir-faire :
• Gérer les différents partenariats de la Direction
• Créer des outils pour faciliter l'activité du responsable ou de la Direction
• Réaliser des comptes - rendus de réunion
• Coordonner les informations
• Proposer des améliorations de procédures internes
• Préparer et suivre les dossiers de sa direction
• S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier)
• Savoir rendre compte de son activité oralement ou par écrit

Contraintes du poste

Travail sur écran supérieur à 4h

Poste ouvert aux

Non Cadre

Salaire base France, hors indemnités d'expatriation le cas échéant

20-30 K€

Localisation du poste

Localisation du poste

France

Précision sur la localisation (DR, ville)

Montpellier

Description complémentaire de la future affectation

Lieu de rattachement

Métropole

Demandeur

Renseignements sur le poste - Prénom

Luc

Renseignements sur le poste - Nom

DE LAPEYRE

Renseignements sur le poste - Email

luc.de_lapeyre_de_bellaire@cirad.fr