L’Unité Mixte de Recherche Agap Institut (Amélioration Génétique et Adaptation des Plantes méditerranéennes et tropicales) regroupe plus de 300 personnes développant une recherche scientifique d'excellence en biologie des plantes et génétique végétale et produit des connaissances pour répondre aux enjeux sociétaux majeurs de l'agriculture au Sud comme au Nord. Elle est placée sous la tutelle de quatre organismes de recherche et d’enseignement supérieur : le Cirad, l'Inrae, l'institut Agro Montpellier et l'Université de Montpellier.

Vous serez placé.e sous la responsabilité fonctionnelle des responsables de collectifs et sous la responsabilité hiérarchique de l’adjointe à la direction chargée du pilotage des ressources humaines de l’unité.

Vous apporterez votre appui administratif et financier à différents collectifs de type équipe de recherches (DDSE, DEFI), et Centre de Ressources Biologiques (CRB Gamét. A ce titre, vous aurez en charge la planification et l’organisation de réunions des différents collectifs, vous rédigerez et diffuserez les relevés de décision et participerez au suivi de l’application des décisions prises. Vous gérerez les messageries électroniques collectives et tiendrez à jour les sites collaboratifs utilisés par ces collectifs (Alfresco, Teams).

Vous aurez en charge l’organisation des déplacements en France, à l’étranger et dans les DROMs.

Vous assurerez le montage et le suivi des dossiers d’accueil (stagiaires, doctorants, partenaires UMR) et serez l’interface entre les services administratifs du CIRAD et de l’INRAe, et la direction de l’unité.

Vous serez en charge de la logistique autour d’évènements scientifiques des collectifs de type colloques, séminaires….

Vous assurerez le suivi financier des collectifs auxquels vous êtes rattaché.e. Pour ce faire, vous élaborerez et suivrez des tableaux de bord spécifiques à chaque collectif et organiserez des réunions régulières pour faire des points financiers. Vous interagirez avec les gestionnaires de convention et les chefs de projets pour les montages budgétaires et leur suivi en interaction forte avec l’Adjointe à la direction, Chargée des affaires financières de l’unité. Vous participerez aux réunions budgétaires organisées par la direction et veillerez au respect des directives données par les tutelles.

Vous intégrerez le Collectif des assistantes de l’unité (11 personnes) et assurerez l’intérim de vos collègues en cas d’absence.

Vous bénéficiez d’un 13ème mois, de possibilité de journées de télétravail, d’horaires personnalisables et d’une assurance sociale complète.

BTS Support Action Managériale ou Gestion des Petites et Moyennes Entreprises

2 ans minimum d'expérience professionnelle dans un poste similaire.

Compétences clés :

Maîtrise des techniques et outils administratifs.

Excellente maîtrise des logiciels de bureautique courants et agilité avec la mise en place de nouveaux outils

Pratique de l’anglais écrit

Savoir-faire :

Réaliser des comptes rendus de réunion.

Prioriser, diffuser et coordonner les informations.

Préparer et suivre les dossiers RH et Finances des collectifs.

S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier)

Savoir rendre compte de son activité oralement et/ou par écrit.

Des connaissances sur les aspects Qualité seraient un plus

Qualités personnelles :

Excellentes qualités relationnelles et de communication, capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (diplomatie, à l'écoute, neutralité bienveillante, confidentialité).

Capacité à travailler en équipe avec un esprit constructif

Organisée, rigoureuse, réactive, force de proposition

S'adapter aux évolutions (organisations, technologies)

Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service.

Savoir déceler des situations sensibles.

Réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise.