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L'Unité Mixte de Recherche ASTRE (Animal, Santé, Territoires, Risques et Ecosystèmes) recherche un.e assistant.e administratif.ve.

L'UMR ASTRE a pour ambition de fournir des solutions aux contraintes sanitaires reliées aux productions animales, domestiques et sauvages, et à l'interface Homme – Animal – Environnement. Elle étudie la santé au sein de socio-écosystèmes en évolution et propose des outils pour mieux la comprendre, la surveiller et la gérer. L'UMR ASTRE est une unité à 2 tutelles (CIRAD, INRAE) qui accueille 171 personnes, dont 114 permanents.

Vous rejoindrez un collectif de 8 assistantes. Vous serez l'un.e des interlocuteur.rices du personnel de l'unité mais également des partenaires impliqués dans différents projets, et des services d'appui internes à l'établissement. 

En collaboration avec les autres assistantes, vos missions principales seront les suivantes :

Gestion administrative – 75% :
- Organiser et gérer les déplacements et missions pour une partie des agents de l'unité (de l'ordre de mission à la liquidation des notes de frais)
- Préparer, suivre, contrôler et archiver les dossiers administratifs (suivi aides aux dossiers de financement interne Cirad)
- Apporter un appui aux gestionnaires approvisionnement en place (CIRAD/INRAE)
- Appuyer les activités en lien avec le transport de ressources (Nagoya, IATA)
- Rédiger et traiter des courriers, des comptes rendus de réunion, etc
- Mettre à jour et faire évoluer les outils collaboratifs du collectif Assistantes et de de l'unité

Ressources Humaines –10% :
- Organiser l'accueil de nos partenaires (étudiant.e.s, scientifiques)
- Informer, orienter le personnel dans ses démarches administratives
- Accompagner les nouveaux et nouvelles arrivant.e.s dans leur intégration au sein de l'unité

Communication – 10% :
- Organiser la logistique d'événements : conférences, séminaires, réunions en lien avec les activités de l'unité (internes ou externes) dont appui aux Dispositifs en partenariat Drom (Réseau Caribéen santé animale Caribvet et One Health Océan Indien)

Activités transversales – 5% :
- S'impliquer sur des dossiers de l'unité à la demande de la Direction d'unité
- Participer à des groupes de travail transversaux Cirad en fonction des besoins et des sollicitations

Nos atouts:

Avantages sociaux : Vous bénéficiez d'un 13ème mois, de possibilité de journées de télétravail, d'horaires personnalisables et d'une assurance sociale complète.

Vous êtes titulaire d'un BTS Assistant.e de Manager ou expérience équivalente de niveau Bac+2 dans le domaine de l'assistanat administratif.

Expérience souhaitée : expérience de 1 an minimum dans le milieu de la recherche ou dans une entreprise ouverte vers l'international, souhaitée.

Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
- Intérêt pour les nouvelles technologies et monde digital apprécié (réseaux sociaux et site web)
- Synthétiser, rédiger des notes et comptes rendus
- Rédiger et mettre en œuvre les procédures administratives
- Savoir gérer différents dossiers administratifs (accueil, suivi gestion financière, gestion des missions, etc.)
- Discerner les informations confidentielles de celles diffusables
- Rendre compte de son activité
- Anglais souhaité

Savoir-être
- Travailler en équipe
- Savoir gérer les priorités et les urgences
- Être organisé·e et rigoureux.se dans la réalisation d'activités multiples
- S'adapter aux évolutions organisationnelles et technologiques
- Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, écoute, sens de la confidentialité,
neutralité)
- Savoir travailler avec des partenaires d'horizon et de culture différents
- Faire preuve d'initiative et d'autonomie
- Savoir déceler les situations sensibles 

Merci de bien vouloir indiquer dans votre CV des références de responsables sur de précédentes fonctions que nous nous permettrons de contacter