L'assistant.e de direction intégrera l'équipe de l'UMR ART-Dev au CIRAD, un collectif qui comprend une trentaine de Ciradiens et de Ciradiennes La personne travaillera en équipe avec les assistantes administratives de l'unité, ainsi qu'avec l'assistante de direction de l'UMR.

Vous assurerez au sein de l'unité, les activités administratives et de gestion de votre périmètre. Il s'agira notamment d'être en appui des activités scientifiques de l'unité qui se déploient sur de nombreux terrains dans les DOM et à l'étranger. Vous serez l'interlocuteur.rice direct.e d'une partie des collaborateurs de l'unité (chercheur.se.s et doctorant.es et des partenaires extérieurs (institutions partenaires, clients, fournisseurs, stagiaires et scientifiques accueillis…).

Les activités du poste comprendront 5 grandes rubriques :

1/ Assistanat administratif
• Organiser, gérer, analyser les dossiers administratifs et évènementiels (visites, réunions, assemblées, séminaires ….)
• Gérer la messagerie électronique dévolue à la Direction : analyse de l'information, diffusion ciblée, réponse, classement
• Gérer les contacts internes et externes de la Direction : gestion de l'agenda du directeur, filtrage des interlocuteurs
• Organiser et instruire les missions des chercheur.ses dont vous aurez la charge (achats des billets, demandes de visa, location de voiture, réservation d'hôtel, liquidation des frais …,
• Organiser et gérer l'accueil de stagiaires et chercheur.ses invité.es
• Créer et suivre des tableaux de bord de pilotage pour le DU (budget de l'unité, accueillis, bureaux, etc.)
• Rédiger des comptes rendus de réunions, rapports et documents divers
• Assurer un état d'avancement de dossiers transversaux (à définir avec la direction de l'unité) auprès de ses interlocuteurs en veillant au respect des échéances

2/ Budget/Finances
• Participer à l'élaboration du budget de fonctionnement, prendre part aux réunions budgétaires et assurer un rôle de veille en lien avec la DCAF
• Préparer et suivre les facturations, gérer les achats et contrôler les factures
• Appuyer le collectif au montage et au suivi des budgets liés au fonctionnement courant de l'unité
3/ Ressources Humaines
• Planifier, suivre, organiser les actions RH du collectif CIRAD de l'unité (entretien annuel, entretien professionnel/mobilité/ embauche, etc.).

4/ Communication
• Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes)
• Contribuer à l'amélioration de la communication interne ou externe (outils de communication, espaces numériques partagés, lettre interne…)

5/ Implication dans la vie collective de l'établissement.
• Il s'agira de participer à des groupes de travail, représenter un collectif dans des instances, etc. en fonction des besoins et des sollicitations.

Titulaire d’un diplôme de Niveau BAC +2 en assistanat de direction ou équivalent, avec 5 années d’expérience dans le métier.

 Connaissances nécessaires :
- Connaitre l'environnement bureautique
- Avoir des notions en gestion financière
- Utiliser l'anglais professionnel à l'écrit (et si possible à l'oral)
- Connaitre les techniques administratives dans son domaine d'activité
- Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d'un EPIC
- Maîtriser les techniques et outils administratifs de secrétariat et bureautique (messagerie, Word, Excel …), des outils de gestion et de travail collaboration (Alfresco, OneNote …).

Savoir-être :
- Savoir travailler en équipe/en réseau.
- Être organisé.e et rigoureux.se dans la réalisation de ses activités.
- S'adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes, etc.).
- Avoir de bonnes qualités relationnelles (être diplomate, être à l'écoute, faire preuve de neutralité bienveillante).
- Faire preuve d'initiative et être force de proposition
- Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service
- Savoir déceler des situations sensibles
- Réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise.
- Sens de la confidentialité.

Savoir-faire :
- Gérer les différents partenariats de la Direction
- Créer des outils pour faciliter l'activité du DUA
- Réaliser des comptes - rendus de réunion
- Coordonner les informations
- Proposer des améliorations de procédures internes
- Préparer et suivre les dossiers de sa direction.
- S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier), savoir rendre compte de son activité oralement ou par écrit