Organisé.e, sociable et motivé.e, vous avez le sens du service et vous aimez vous impliquer dans des activités variées. Le Centre de coopération international en recherche agronomique pour le développement (CIRAD) vous accueille pour vous former au métier de l'assistanat au sein de la Direction de l'Impact et du Marketing de la Science (DIMS), rattachée à la Direction Générale Déléguée à la Recherche et à la Stratégie.

Rattaché.e à l'équipe de Direction et spécifiquement à la Directrice adjoint.e, vous serez intégré.e à une équipe composée actuellement de 2 assistantes de direction, en appui à un collectif de cinquante salarié.es répartis en plusieurs équipes et métiers, et sur 2 sites (Campus de Lavalette et de Baillarguet). En interaction avec ce binôme vous participerez à prendre en charge les besoins des équipes concernant les domaines administratifs, de gestion budgétaire, des ressources humaines et de la communication. En conséquence vous serez formé.e aux activités suivantes :

- Saisir/mettre en forme et rédiger des courriers classiques et mails
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
- Gérer les fournitures et le stockage de matériel
- Assurer les achats du collectif (bons de commande et suivi du budget sur outils spécifiques)
- Organiser les déplacements et missions du collectif DIMS
- Faciliter les recrutements et parcours d'intégration
- Préparer des dossiers de réunions
- Créer et suivre des plannings et tableaux de bord (reporting)
- Organiser des réunions et séminaires
- Gérer les agendas de la Direction et des instances
- Gérer des listes de diffusion
- Mettre à jour le site intranet et les espaces documentaires collaboratifs (Alfresco …)

Vous serez pour cela notamment formé.e aux outils et logiciels spécifiques du CIRAD, pour une utilisation et un suivi régulier. Vous contribuerez à la vie d'un collectif jeune, dynamique et solidaire.

Formation :

Elève de première année de BTS Support à l'action managériale ou Assistante de Direction


Savoir-faire :

- Bonne connaissance des outils bureautiques : Word – Excel - PowerPoint, messagerie – Internet
- Bonne orthographe
- Bonnes notions d'anglais
- Bonne aptitude et goût du travail en équipe
- Qualités relationnelles et sens de l'accueil
- Rigueur, fiabilité et sens du service
- Adaptabilité, assiduité et motivation
- Sens de la confidentialité

Savoir être :

- Savoir travailler en équipe dans le cadre d'un collectif
- Avoir le sens de l'organisation, être rigoureux.se et réacti.f.ve
- Être force de proposition
- S'adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes, etc.)
- Avoir de bonnes qualités relationnelles (diplomatie, à l'écoute, neutralité bienveillante, confidentialité)
- Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service.
- Savoir déceler des situations sensibles
- Savoir reporter à la hiérarchie
- Réagir de façon appropriée aux situations d'urgence ou de crise.